Đối với doanh nghiệp, kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính. Vì vậy hệ thống thông tin kế toán lại càng được quan tâm đặc biệt. Nó giúp ích cho việc điều hành, kiểm soát và phát triển các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Cùng FATO tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp có chức năng và nguyên tắc tổ chức hệ thống như thế nào nhé!
Nội dung bài viết
Hệ thống thông tin kế toán là gì?
Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ chuyên môn của hệ thống thông tin quản lý, là hệ thống thu thập, xử lý các hoạt động kinh doanh để tạo các thông tin hữu ích về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người sử dụng liên quan.
Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính – phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc, gồm các báo cáo sau:
– Bảng cân đối kế toán
– Kết quả hoạt động kinh doanh
– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
– Thuyết minh báo cáo tài chính
Các thông tin do kế toán cung cấp cần thiết với nhu cầu của nhiều đối tượng để sử dụng trong việc ra quyết định. Những người ra quyết định, dù trong nội bộ hay ở bên ngoài doanh nghiệp, đều muốn ra các quyết định có nhiều khả năng nhất để hoàn thành các mục tiêu của họ bằng cách sử dụng thông tin kế toán. Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành 3 nhóm:
– Người quản lý doanh nghiệp
– Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp
– Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp
Các chức năng của hệ thống thông tin kế toán.
– Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
– Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như:
+ Cung cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho kiểm tra, kiểm soát thực hiện kế hoạch.
+ Cung cấp thông tin hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.
– Hỗ trợ hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp
+ Kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Bảo vệ tài sản vật chất, thông tin.
+ Kiểm soát hoạt động xử lý thông tin nhằm đảm bảo thông tin được xử lý chính xác, kịp thời.
Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán
– Nguyên tắc thiết kế hệ thống mã
Hệ thống mã là tập hợp các ký tự theo nguyên tắc nhất định để mô tả thông tin đối tượng, nhằm mục đích thuận tiện cho việc xử lý và lưu trữ.
+ Phù hợp nhu cầu thông tin yêu cầu.
+ Linh hoạt, phù hợp nhu cầu phát triển.
+ Dễ sử dụng.
– Nguyên tắc tổ chức các kiểm soát trong hệ thống kế toán
+ Kiểm soát sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân trong bộ máy kế toán.
+ Kiểm soát thiết bị nhằm đảm bảo an toàn về mặt kỹ thuật và hiện vật.
+ Kiểm soát được hoạt động xử lý của phần mềm và an toàn cho phần mềm.
+ Kiểm soát việc truy cập hệ thống để đảm bảo an toàn dữ liệu và chương trình xử lý.
+ Kiểm soát an toàn lưu trữ dữ liệu.
+ Có kế hoạch dự phòng giúp hệ thống hồi phục nhanh khi thiên tai, hỏa hoạn, phá hoại xảy ra.
+ Kiểm soát nhập liệu: kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu như tính có thực,chính xác và đầy đủ…
+ Kiểm soát xử lý dữ liệu: kiểm tra nhập trùng, nhập sai số liệu.
+ Kiểm soát kết quả dữ liệu.
Như vậy, trên đây là những thông tin cần biết về hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp hiện nay.
Lợi ích của việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Hệ thống thông tin kế toán đã giúp ích cho doanh nghiệp giải quyết 3 vấn đề lớn hay gặp phải hiện nay.
- Hỗ trợ và nâng cao khả năng cạnh tranh
- Hỗ trợ việc ra quyết định cho doanh nghiệp
- Hỗ trợ nghiệp vụ, hoạt động sản xuất kinh doanh
Ngoài ra, hệ thống thông tin kế toán góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp sử dụng. Tránh những sai sót không đáng có trong lưu trữ thông tin.
Cầu nối hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp
Hệ thống thông tin kế toán được ví như một cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của các tổ chức và doanh nghiệp. Đảm nhiệm vai trò là lưu trữ và xử lý thông tin. Ngoài ra còn giúp thống kê tổng hợp dễ dàng hơn để dứa ra các báo cáo kế toán chính xác. Giúp doanh nghiệp giải quyết công việc liên quan đến kế toán nhanh chóng trong quá trình làm việc.
Trên đây là những thông tin về định nghĩa, chức năng, nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Qua bài viết này sẽ giúp bạn đọc nắm được rõ vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán trong công tác tổ chức, quản lý và điều hành doanh nghiệp.
Vì sao nên chọn FATO làm đơn vị tư vấn?
Quản lý các vấn đề về kế toán – thuế trong doanh nghiệp đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn sâu. Để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ xử lý các vấn đề tuân thủ, FATO cung cấp đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, có khả năng hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau thông qua việc FATO thực hiện các dịch vụ kế toán, kế toán thuế, hỗ trợ và tư vấn doanh nghiệp. Với nguồn nhân lực, vật lực hiện có cùng với văn hoá làm việc tận tâm chúng tôi sẽ đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất đến khách hàng.
Xem thêm:
Phân biệt giữa kế toán kho và thủ kho. Kế toán kho làm công việc gì?
Công việc của kế toán tổng hợp cần phải làm trong doanh nghiệp
