Từ nay tới ngày 30/6/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử vẫn thực hiện theo các quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ. Như vậy, vẫn thực hiện theo các hướng dẫn tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Cùng với đó là Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Nội dung bài viết
Nội dung của quy định
Tại khoản 2, Điều 7, Thông tư số 32/2011 quy định:
- Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử:
+ Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
+ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)”.
+ Trong mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (mẫu số 2). Có chỉ tiêu: “Người đại diện theo pháp luật (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)”.
Đồng thời, Luật Doanh nghiệp 2014 cũng quy định rõ:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp.
- Thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp.
- Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.
Trường hợp mẫu số 2 sử dụng để phát hành hóa đơn giấy (tự in, đặt in). Chỉ tiêu “Người đại diện theo pháp luật (ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)” là dễ hiểu vì có thể đóng dấu và ghi rõ họ tên được.
Tuy nhiên, với thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử. Làm sao có thể ký tên, đóng dấu ? Chính vì thế đã xảy ra tình huống tranh cãi về chỉ tiêu “ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên” này.
Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử
Một trong các điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 4 Thông tư 32/2011. Bao gồm, có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật”. Và nội dung của Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã quy định rõ. Hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành. Đây là trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Về chữ ký điện tử, Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 51/2005 quy định. Cụ thể chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh. Hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu. Đảm bảo có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu. Đồng thời xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định tại Điều 24, Luật Giao dịch điện tử 51/2005. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
a) Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký. Và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
b) Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.
Nếu pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức. Yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực.
Như vậy việc dùng chữ ký điện tử để ký trên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử là đúng quy định của pháp luật. Để sử dụng hợp pháp chữ ký điện tử, chữ ký số, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký thông tin về chữ ký điện tử, chữ ký số với cơ quan thuế trực tiếp quản lý qua hệ thống eTax.
Trách nhiệm của người đăng ký
Vấn đề còn lại là người nhận có trách nhiệm phải kiểm tra xem chữ ký điện tử cụ thể đó có hợp pháp hay không. Điều 79 Nghị định số 130/2018 quy định. Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chữ ký số đã quy định. Nội dung như sau:
- Trước khi chấp nhận chữ ký số của người ký, người nhận phải kiểm tra các thông tin về trạng thái chứng thư số, giới hạn trách nhiệm. Đồng thời các thông tin trên chứng thư số của người ký.
- Việc kiểm tra chữ ký số và thời hạn còn hiệu lực có thể được kiểm tra trong USB Token.
- Hoặc được thực hiện bằng cách truy cập vào trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn/. Sau đó, đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký và làm theo hướng dẫn.
Trường hợp người ký sử dụng chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp. Kiểm tra trạng thái chứng thư số của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó tại thời điểm thực hiện ký số trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.
Tính hợp lệ của chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử, chữ ký số trên các văn bản điện tử chỉ được coi là hợp lệ khi. Chứng thư số của người ký tại thời điểm ký còn hiệu lực. Chữ ký số được tạo ra bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn. Sắp tới, Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia sẽ triển khai ứng dụng kiểm tra chữ ký số trên máy tính cá nhân hoặc nền tảng web, đáp ứng các quy định, tiêu chuẩn kỹ thuật về chữ ký số, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin.
Tuy nhiên, khi người sử dụng nhận được thông tin. Chữ ký số sẽ gặp lỗi trong sử dụng khi không nâng cấp phiên bản mới hoặc sắp hết hạn. Người sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số cần cảnh giác. Đó có thể là thông tin của một vài kẻ giả mạo đại lý chữ ký số để lừa đảo. Hoặc đơn giản là lỗi mạng khi đường truyền bị nghẽn.
