Xử lý chi phí thuê nhà làm văn phòng không có hóa đơn

Nhiều công ty chọn thuê nhà của các cá nhân cho thuê tài sản để làm nơi làm việc phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Nhưng không phải doanh nghiệp hay chủ cho thuê cũng có thể nắm rõ cách khai thuế, tính và nộp thuế thuê nhà theo đúng pháp luật. Vì vậy, trong bài viết này, FATO sẽ giải đáp các câu hỏi như: “Cá nhân cho thuê tài sản là gì?” cũng như hướng dẫn doanh nghiệp cách xử lý chi phí thuê nhà làm văn phòng nhưng không có hóa đơn.

Cá nhân cho thuê tài sản là gì?

Theo khoản 1 điều 9 thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê tài sản là cá nhân có phát sinh doanh thu từ cho thuê tài sản bao gồm:

• Cho thuê nhà, mặt bằng, cửa hàng, nhà xưởng, kho bãi không bao gồm dịch vụ lưu trú;
• Cho thuê phương tiện vận tải, máy móc thiết bị không kèm theo người điều khiển;
• Cho thuê tài sản khác không kèm theo dịch vụ.

Dịch vụ lưu trú không tính vào hoạt động cho thuê tài sản theo hướng dẫn tại khoản này gồm:

• Cung cấp cơ sở lưu trú ngắn hạn cho khách du lịch, khách vãng lai khác;
• Cung cấp cơ sở lưu trú dài hạn không phải là căn hộ cho sinh viên, công nhân và những đối tượng tương tự;
• Cung cấp cơ sở lưu trú cùng dịch vụ ăn uống hoặc các phương tiện giải trí.

Cách xử lý chi phí thuê nhà làm văn phòng không có hóa đơn

Việc công ty thuê nhà của cá nhân cho thuê nhà thuộc trường hợp Cá nhân cho thuê tài sản. Vậy để ghi nhận được khoản chi phí này thì cần xét các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Tổng chi phí thuê nhà của DN nhỏ hơn 500 triệu/năm

Căn cứ khoản 25 Điều 5 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 được sửa đổi bởi điểm b Khoản 1 Điều 1 Luật Thuế giá trị gia tăng sửa đổi 2025 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 quy định như sau: “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong năm dương lịch từ 500 triệu đồng trở xuống thì thuộc trường hợp không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN theo quy định pháp luật về thuế GTGT và thuế TNCN. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng hạn; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế theo quy định.”

Theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 về hỗ trợ thuế, phí, lệ phí có quy định chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài (hay còn gọi là thuế môn bài) từ ngày 01/01/2026.

Nghị quyết 198/2025/QH15 áp dụng đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Như vậy, người cho thuê nhà trong trường hợp này không phải nộp thuế TNCN, thuế GTGT, thuế môn bài. Doanh nghiệp không cần phải có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế TNCN của chủ nhà nhưng sẽ cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.

Hồ sơ chứng từ thuê nhà gồm:

• Hợp đồng thuê nhà;
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Tiền mặt hoặc chuyển khoản).

Trường hợp 2: Tổng tiền thuê nhà của DN lớn hơn 500 triệu/năm 

Trong trường hợp này người nộp thuế phải nộp cả 02 loại thuế gồm: Thuế GTGT, thuế TNCN. Tiền thuế phải nộp được tính như sau:

Đối với thuế GTGT phải nộp:

Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế GTGT x 5%

Đối với thuế TNCN phải nộp:

Thuế TNCN phải nộp = 5% x (doanh thu – 500 triệu đồng)

Hộ kinh doanh phải nộp tờ khai hằng quý và xuất hóa đơn cho khách hàng như vậy thì khách hàng mới ghi nhận được chi phí được trừ hợp lý.

Trong quá trình thương lượng ký kết hợp đồng thuê giữ hai bên, việc thực hiện nghĩa vụ thuế phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa hai bên ký kết.

• Nếu hợp đồng ký kết để bên thuê là người đi nộp thuế thì DN có trách nhiệm khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân.
• Nếu hợp đồng ký kết để người cho thuê là người nộp thuế thì cá nhân đó sẽ trược tiếp đi kê khai, nộp thuế.

Hồ sơ thuê nhà gồm có:

• Hợp đồng thuê nhà có thể công chứng hoặc không (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế);
• Giấy chứng minh photo công chứng của cá nhân cho thuê nhà.
• Tờ khai thuế cho thuê tài sản tờ khai theo mẫu 01/TTS và phụ lục 01-1/BK-TTS theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC
• Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà (nếu trong hợp đồng 2 bên thỏa thuận doanh nghiệp sẽ thay chủ nhà nộp thuế);
• Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do không có hóa đơn GTGT);
• Tờ khai lệ phí môn bài.

Phương pháp kê khai nộp thuế cho thuê tài sản:

Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế thu nhập cá nhân (thuế TNCN) với cơ quan thuế
Cơ quan thuế nhiều địa phương lưu ý, hộ kinh doanh cho thuê tài sản với doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống, dù không chịu thuế giá trị gia tăng, không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, vẫn có trách nhiệm khai thuế chính xác, trung thực, đầy đủ và nộp hồ sơ thuế đúng hạn; chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ thuế.

Việc khai và nộp hồ sơ khai thuế được quy định tại điều 11 và điều 13 Thông tư số 40/2021/TT-BTC.

Đề cập trường hợp hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống nói chung, không chỉ với lĩnh vực cho thuê tài sản, Phó cục trưởng Cục Thuế Đặng Ngọc Minh nhấn mạnh, các hộ này sẽ phải tự xác định doanh thu, kê khai với cơ quan thuế 1 lần/năm để xem hộ đó có còn thuộc đối tượng được miễn thuế hay không.

Trường hợp Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 500 triệu thì phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Đối vơi trường hợp này hộ phải nộp tờ khai và xuất hóa đơn theo quy định của nhà nước.

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế TNCN với cơ quan thuế như sau:

– Khai thuế theo từng lần phát sinh kỳ thanh toán (từng lần phát sinh kỳ thanh toán được xác định theo thời điểm bắt đầu thời hạn cho thuê của từng kỳ thanh toán) hoặc khai thuế theo năm dương lịch.

– Cá nhân khai thuế theo từng hợp đồng thuê tài sản hoặc khai thuế cho nhiều hợp đồng thuê tài sản trên một tờ khai nếu tài sản cho thuê tại địa bàn có cùng cơ quan thuế quản lý.

– Cá nhân chỉ có hoạt động cho thuê tài sản và thời gian cho thuê không trọn năm, nếu phát sinh doanh thu cho thuê từ 500 triệu đồng/năm trở xuống thì thuộc diện không phải nộp thuế TNCN. Trường hợp bên thuê trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm thì mức doanh thu để xác định cá nhân phải nộp thuế hay không phải nộp thuế là doanh thu trả tiền một lần được phân bổ theo năm dương lịch.

– Trường hợp bên thuê tài sản trả tiền trước cho nhiều năm thì cá nhân cho thuê tài sản khai thuế, nộp thuế một lần đối với toàn bộ doanh thu trả trước. Theo đó, số thuế phải nộp một lần là tổng số thuế phải nộp của từng năm dương lịch.

– Trường hợp có sự thay đổi về nội dung hợp đồng thuê tài sản dẫn đến thay đổi doanh thu tính thuế, kỳ thanh toán, thời hạn thuê thì cá nhân thực hiện khai điều chỉnh, bổ sung theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 cho kỳ tính thuế có sự thay đổi.

Vì sao nên chọn FATO làm đơn vị tư vấn?

Quản lý các vấn đề về kế toán – thuế trong doanh nghiệp đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn sâu. Để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ xử lý các vấn đề tuân thủ, FATO cung cấp đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, có khả năng hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau thông qua việc FATO thực hiện các dịch vụ kế toán, kế toán thuế, hỗ trợ và tư vấn doanh nghiệp. Với nguồn nhân lực, vật lực hiện có cùng với văn hoá làm việc tận tâm chúng tôi sẽ đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất đến khách hàng.

Xem thêm:

Chi phí xăng xe có được ghi nhận chi phí không?

Chi phí lãi vay có được ghi nhận vào chi phí doanh nghiệp không?

Tiền vé máy bay, khách sạn đi công tác có được tính vào chi phí hợp lý không?