Trong công cuộc chuyển đổi số, hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên điều thắc mắc là có thực sự cần đăng ký hóa đơn điện tử hay không? Cùng tìm hiểu câu trả lời trong bài viết sau đây cùng với FATO.
Nội dung bài viết
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo thông tư 32/2011/TT-BTC “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử”. Đây là giải pháp toàn diện cho các tổ chức – doanh nghiệp; giúp họ phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ. Và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Phân loại
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Ngoài ra cần đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Nội dung của hoá đơn điện tử
Thông tư 32/2011/TT-BTC nêu rõ:
Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:
1. Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính;
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
3. Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
4. Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ;
Đối với hóa đơn GTGT, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng; phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
5. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
6. Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.);
Nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ; thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo phải ghi rõ tại Thông báo phát hành nội dung này.
Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
Một số trường hợp không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử
Việc sử dụng mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như sau:
– Giúp quá trình giao dịch diễn ra một cách nhanh chóng. Thông tin trên hóa đơn được liên kết trực tiếp với hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp khi mua bán hàng hóa, dịch vụ;
– Sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp giảm các thủ tục hành chính; giá cũng rẻ hơn so với việc in hóa đơn giấy.
– Hạn chế rủi ro cháy, xé như hóa đơn giấy, tình trạng làm giả; nâng cao tính bảo mật, an toàn thông tin.
– Hóa đơn được lưu trữ trong hệ thống nên dễ dàng quản lý, tìm kiếm.
Có cần đăng ký hóa đơn điện tử không?
Hiện nay, chưa có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Nhưng khuyến khích doanh nghiệp sử dụng để dễ quản lý, lưu giữ hóa đơn; giảm thiểu trường hợp thất lạc, hư hỏng hóa đơn.
Nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử nào?
Hiện tại có rất nhiều đơn vị cung cấp. Đơn vị khác nhau sẽ có giá thành và đơn vị khác nhau. Tại FATO, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng liên hệ với các đối tác mở tài khoản. Từ đó giúp quý khách tiết kiệm các chi phí phát sinh.
Vì sao nên chọn FATO làm đơn vị tư vấn thủ tục hành chính Doanh nghiệp?
Việc xử lý các thủ tục hành chính này đòi hỏi người thực hiện phải có sự am hiểu về pháp luật, nắm bắt các quy trình một cách rõ ràng. Chúng tôi giải quyết vấn đề trên bằng phương thức tư vấn hiệu quả. Dựa trên nền tảng, kinh nghiệm vốn có của đội ngũ tư vấn pháp lý FATO sẽ giúp Khách hàng hoàn thành công việc theo mục đích Khách hàng mong muốn.
Xem thêm:
Kinh nghiệp xử lý hoá đơn điện tử viết sai
