Hóa đơn điện tử vẫn còn là một khái niệm nhiều người lần đầu tiên nghe đến và cảm thấy xa lạ. Họ chưa biết Hóa đơn điện tử là gì? Cách thông báo phát hành hóa đơn điện tử như thế nào? Vì thế, đội ngũ tư vấn của FATO sẽ giúp các doanh nghiệp giải đáp những thắc mắc về vấn đề trên. Tất cả sẽ được chúng tôi tổng hợp trong bài viết dưới đây.
Nội dung bài viết
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 thông tư số 32/2011/TT-BTC được ban hành vào ngày 14/03/2011, hóa đơn điện tử được quy định như sau:
1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Trường hợp được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức, hóa đơn điện tử sẽ được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Nội dung hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải bao gồm các nội dung được quy định tại Điều 6 thông tư số 32/2011/TT-BTC như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn phải tuân thủ theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính. - Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ. - Chữ ký điện tử theo quy định của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Nếu người mua là đơn vị kế toán thì chữ ký điện tử theo quy định của người mua.
- Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.
- Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị. Trường hợp không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn điện tử để xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ thì ngôn ngữ được sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là tiếng Anh.
- Trường hợp sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ghi rõ tại Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nội dung này.
- Các nội dung quy định từ điểm b đến điểm d khoản 1 Điều này phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, số tiền thu được, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền.
Lưu ý: Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có những nội dung quy định nêu trên mà thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.
Cách thông báo phát hành hóa đơn
Căn cứ vào điều 7 của thông tư số 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 quy định về khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử FATO xin tóm tắt các bước thông báo phát hành hóa đơn như sau:
- Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
Trước khi khởi tạo, tổ chức phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14 /3/2011 của Bộ Tài chính)
| Đơn vị chủ quản:……………… Tên tổ chức………………….. |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————- |
| ………, ngày……… tháng……… năm……… |
QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)
Về việc áp dụng hóa đơn điện tử
GIÁM ĐỐC …
Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …
….
Xét đề nghị của …
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Áp dụng hình thức hóa đơn điện tử trong đơn vị từ ngày ……../……/20…..trên cơ sở hệ thống thiết bị và các bộ phận kỹ thuật liên quan như sau:
– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn (liệt kê chi tiết)
Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
Điều 4. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.
| Nơi nhận: – Cơ quan thuế trực tiếp quản lý (Cục, Chi cục…); – Như Điều 4 (để thực hiện); – Lãnh đạo đơn vị; – Lưu. |
GIÁM ĐỐC
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ, tên) |
- Bước 2:
– Trước khi đưa vào sử dụng, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) bao gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (nếu gửi bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
– Nếu có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng.
– Nếu có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sẽ thực hiện thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(Ban hành kèm theo Thông tư số 32 /2011/TT-BTC ngày 14 /2/2011 của Bộ Tài chính)
THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
- Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn (Công ty A):……………………………………………..
- Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………….
- Địa chỉ trụ sở chính:……………………………………………………………………………….
- Điện thoại:……………………………………………………………………………………………..
- Các loại hoá đơn phát hành:
| STT | Tên loại hoá đơn | Mẫu số | Ký hiệu | Số lượng | Từ số | Đến số | Ngày bắt đầu sử dụng |
| Hóa đơn GTGT | AA/11T | ||||||
- Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:…………………………………………………
- Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.
………, ngày………tháng………năm………
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)
– Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo thông báo phát hành. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tra cứu thông báo và mẫu hóa đơn đã nộp tại trang website tra cứu thông tin hóa đơn.Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Vì sao nên chọn FATO làm đơn vị tư vấn?
Quản lý các vấn đề về kế toán – thuế trong doanh nghiệp đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn sâu. Để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ xử lý các vấn đề tuân thủ, FATO cung cấp đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, có khả năng hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau thông qua việc FATO thực hiện các dịch vụ kế toán, kế toán thuế, hỗ trợ và tư vấn doanh nghiệp. Với nguồn nhân lực, vật lực hiện có cùng với văn hoá làm việc tận tâm chúng tôi sẽ đảm bảo cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất đến khách hàng.
Xem thêm:
Kinh nghiệp xử lý hoá đơn điện tử viết sai
